Ово техничко упутство садржи смернице за израду докумената о мобилности за пројекте који се налазе на Еразмус + кориснички простор (енгл. Beneficiary Module), користећи пример КА121 пројекта у приказима екрана.
Документ о мобилности је документ који се израђује за учесника мобилности који организовано борави у иностранству са циљем рада или учења. У документу се описују знања и вештине које учесник стиче током мобилности, те служи као потврда стечених компетенција.(За више информација, погледајте: Erasmus+ Programme Guide Online, Glossary)
У Еразмус + корисничком простору, документ о мобилности се може израдити за пројекте у оквиру KA121, KA122 и KA182 од позива за 2024. годину на даље. Документа о мобилности се израђују из два корака:
1. Oтварање новог документа из одељка о мобилности појединаца;
2. Попуњавање отвореног документа док не промени статус у „fully-encoded“, чиме се сматра да је документ израђен, а затим чување у pdf или docx формату.
Ово упутство се односи на пројекте у оквиру позива 2024:
– KA121 – Мобилности за ученике и особље акредитованих институција (школе – SCH, образовање одраслих – ADU, стручно образовање и обуке – VET)
– KA122 – Мобилности за ученике и особље (SCH, ADU, VET)
– KA182 – Мобилности спортских тренера и особља
Поред Europass документа о мобилности, у оквиру једног пројекта, путем Еразмус+ корисничког простора могу се израдити и следећи документи: уговор о учењу, сертификат за особу у пратњи, и програм учења за групну мобилност. Израда наведених докумената није предмет овог техничког упутства.
За мобилности које се не спроводе у оквиру Еразмус+ пројекта, израда Europass документа о мобилности врши се попуњавањем формулара који је доступан у Word формату на овом линку и у PDF формату на овом линку. Смернице за попуњавање ове форме доступне су у упутству које се налази на овом линку (на енглеском језику).
У случају мобилности појединаца, пре почетка мобилности потребно је да се организација пошиљалац, организација домаћин и учесник мобилности договоре око садржаја уговора о учењу (или њему сличног документа) којим се одређују очекивани исхода учења учесника. Након мобилности, признавање исхода учења учесник може да оствари и уз израду Europass документа о мобилности или сличног документа. Организација пошиљалац чува један примерак издатог Europass документа о мобилности као доказ да је активност спроведена.
Техничка напомена: Само контакт-особе за пројекат које имају право уношења измена на Еразмус+ корисничком простору (Beneficiary Module) могу да направе документа о мобилности, док је пројекат у статусу Project ongoing. Након што је поднет завршни извештај, онемогућено је уношење измена у документа, и могуће их је само приказати или преузети у pdf/docx формату.
Преглед корака у изради документа о мобилности
Напомена: Прикази екрана су само илустрација и разлике се могу јавити услед повремених техничких измена ради унапређења платформе. Имајте у виду да информације на екрану могу да се разликују у зависности од типа пројекта и године позива. Молимо Вас да пажљиво прочитате инструкције на платформи.
1. корак: Приступање одељку о активностима мобилности
2. корак: Отварање новог документа
3. корак: Отварање прозора за унос информација у документ
4. корак: Попуњавање документа
5. корак: чување измена
6. корак: Преузимање документа у pdf или docx формату
7. корак: Верификација докумената
8. додатно: Списак докумената о мобилности
1. корак: Приступање одељку о активностима мобилности
Одељку приступате тако што ћете:
1.1. Кликнути на „Mobility activities“ (активности мобилности) у менију садржаја
1.2. Одабрати картицу са одговарајућим типом мобилности.
Активности индивидуалних мобилности (1) ће се аутоматски приказати прве.
Приказ екрана 1. Бирање картице за индивидуалне мобилности.
1.3. Отворите одељак о мобилностима појединаца у модалитету за уношење измена – „Edit“.
У одељку мобилности појединаца, одаберите учесника мобилности за којег желите да израдите документ са Листе мобилности. Кликните на дугме за уношење измена – Edit.
Приказ екрана 2. Одаберите учесника мобилности за којег желите да направите документ
Имајте у виду да када креирате појединачне документе за различите учеснике исте мобилности, сваки документ мора да има другачији назив (нпр. „Mobility document 18888-МОB-001“).
2. Направите Europass документ о мобилности
Након што одаберете тип мобилности (индивидуалне), и учесника за кога израђујете документ о мобилности, потребно је да отворите нови документ, путем следећих корака:
2.1. Кликните на дугме „Create Draft Document“ (Отвори нови документ у радној верзији).
Документа о мобилности се технички могу израдити за све унете учеснике мобилности, без обзира на то да ли је мобилност почела (пре завршетка мобилности – Draft или након завршене мобилности – Complete).
Препорука је да се документа израде при крају периода мобилности како би се оставио период за стицање вештина које се у документу наводе. Документа о мобилности се технички не могу израдити након што је поднет завршни извештај о пројекту.
Приказ екрана 3. Отварање новог документа о мобилности за појединца
2.2. Изаберите тип документ из „искачућег“ прозора
Након што кликнете на дугме Create Draft Document, појавиће се искачући мени из кога можете одабрати врсту документа који желите да направите. Потребно је да одаберете Europass Mobility Certificate. Листа Document type садржи додатне информације о доступним документима за израду на Еразмус + корисничком простору, у односу на постављене услове за сваку врсту мобилности:
| Тип документа | Мобилност | Носилац документа |
| Уговор о учењу (Learning Agreement) | Индивидуална мобилност (Individual Mobility) | Учесник мобилности (Participant) |
| Europass документ о мобилности (Europass Mobility certificate) | ||
| Сертификат за особу у пратњи (Accompanying person certificate) | Мобилност појединца (Individual Mobility) | Особа у пратњи (Accompanying person) |
| Програм учења за групне мобилности (Learning programme for group mobility) | Групна мобилност (Group Mobility) | – |
Листа Document Type
2.3. Промените наслов документа, уколико је потребно
Назив документа ће већ бити попуњен и могуће га је изменити. Уколико мењате назив документа, имајте у виду да мора бити јединствен за мобилност на коју се односи, на пример: Документ о мобилности_18888-МОB-001. То значи да када креирате појединачне документе за различите учеснике исте мобилности, сваки документ мора да има другачији назив. Са друге стране, можете користити исти назив за документа у оквиру различитих мобилности.
2.4. Кликните дугме „Create draft“
Након што попуните обавезна поља, појавиће се дугме Create draft (Направите радну верзију).
У оквиру једне мобилности, може постојати више верзија докумената, али документ не може да постоји ван мобилности. То значи да уколико обришете мобилност, сви документи у оквиру исте ће такође бити обрисани.
Приказ екрана 4. Направите радну верзију Europass документа о мобилности, за мобилност појединца
3. Отварање прозора за унос информација у документ: отварање екрана „Document Editor“
Екран „Document Editor“ (екран за попуњавање документа) отвара се у новом одељку („картици“) у коме треба унети информације које се односе на дати документ о мобилности. Могуће је да ће бити потребно да потврдите свој EU Login налог.
Овако креирану радну верзију документа о мобилности можете попуњавати. Уколико не желите да наставите са попуњавањем документа у датом тренутку, затворите овај екран у свом претраживачу интернета. Могуће је уређивати и чувати документ у етапама, и може се мењати колико год пута је то потребно.
Након што је документ направљен, биће приказан у картици Documents, у статусу радне верзије (Draft), и одатле се њему може опет приступити (ради приказа, уношења измена, чувања на рачунару – „скидања“, брисања).
Приказ екрана 5. Приступање новом документу кроз засебну „картицу“ за уношење података – „Document Editor“
4. Унoс потребних информација у документ о мобилности
4.1. Из одељка „Documents“ отворите одговарајући документ у коме се уносе измене
Како бисте отворили документ из одељка Documents, одаберите опцију Edit која се појављује када кликнете на дучме Actions.
Приказ екрана 6. Отварање радне верзије документа ради уношења измена
4.2. Попуните формулар документа
Када отворите документ у екрану „Document Editor“ (Приказ екрана 7), можете започети са попуњавањем поља у документу. Информације које је потребно попунити зависе од типа документа и типа учесника мобилности. Потребно је да одаберете опцију: Europass Mobility Document.
Одређене информације су већ унете у одговарајућа поља у документу на основу информација о мобилности појединца или групној мобилности, и не могу се мењати.
Обавезна поља су обележена црвеном звездицом (*). Постоје и поља која, када штиклирате, отварају додатна поља за попуњавање како бисте унели додатне информације, уколико је потребно.
Приказ екрана 7. Унесите потребне информације у документ
У овом кораку биће потребно да попуните следеће одељке:
1. Исходе учења (Learning Outcomes) – У овом одељку потребно је да одаберете један до три понуђена референтна оквира за дефинисање исхода учења и да попуните припадајућа поља. Одабир се врши обележавањем одговарајуће опције у чек-листи. Понуђени референтни оквири су:
А. European Key Competence Framework for Lifelong Learning;
Б.European Classification of Skills, Competences and Occupations (ESCO);
или Ц. други референтни оквир према Вашем избору.
2. Активности и задатке спроведене током мобилности.
3. Поље за верификацију документа. У овом одељку обележавањем одговарајућег поља у чек-листи одређујете да ли ће документ бити верификован потписом једне од партнерских организација у мобилности (пошиљаоца или домаћина) или обе.
Напомена: За мобилности спроведене у оквиру пројеката одобрених од стране Фондације Темпус, препоручено је да обе партнерске организације својим потписом и печатом верификују документ.
Поред три наведена обавезна одељка, можете да одаберете додатне који се односе на: менторске активности, активности праћења и евалуације, систем признавања исхода учења у оквиру организације пошиљаоца, списак похађаних курсева и оцена.
5. Сачувајте измене
Након што попуните поља на екрану Document Editor, кликните дугме Save на дну странице. Добићете поруку којом се потврђује да су унете измене сачуване. Документ ће остати у статусу радне верзије (Draft) у листи у оквиру одељка Documents док сва обавезна поља не буду попуњена. Уколико желите да поништите унете измене, кликните дугме Cancel changes.
Приказ екрана 8. Чување измена након уношења података.
6. Преузмите документ у PDF или Word формату
Након што су сва обавезна поља попуњена:
– Документ може бити сачуван на Вашем рачунару („преузет“) у pdf или docx формату.
– Статус документа у оквиру листе Documents биће промењен из Draft у Fully encoded.
Кликните на дугме Generate PDF или дугме Generate Word, у зависности од потребе, које се налази на дну екрана у којем уређујете документ, како бисте „преузели“ документ у одговарајућем формату.
Документа се такође могу преузети у pdf или docx формату касније, из одељка Documents.
Приказ екрана 9. Преузимање готовог документа у pdf или doc формату
7. Верификација документа
Документ се верификује потписом једне или обе партнерске организације (пошиљалац и домаћин). Потпис једне од организација је обавезан, а обе пожељан.
Напомена: За мобилности спроведене у оквиру пројеката одобрених од стране Фондације Темпус, препоручено је да обе партнерске организације својим потписом и печатом верификују документ.
8. Списак докумената о мобилности
Готова документа о мобилности се могу наћи у картици Documents у одељку Mobility activities.
Приказ екрана 10. Опције доступне за Листу докумената
У зависности од статуса документа, одређене опције ће бити доступне када кликнете на дугме Actions које се налази поред сваког излистаног документа.
За позиве за пројектне предлоге од 2024. године на даље, за пројекте у оквиру KA121, KA122 и KA182, листа докумената о мобилности доступна је са странице о активностима мобилности, и садржи табелу са линкованим доступним документима и датумом када је сваки направљен. Линкови воде ка екрану за уношење измена у датом документу.
Испод је пример за пројекат KA121, у позиву из 2025. године:
Приказ екрана 11. Списак докумената мобилности у одељку о активностима мобилности
Радну верзију документа можете: обрисати, унети у њу измене или прегледати. Корисници који немају право уношења измена могу само прегледати радну верзију документа.
Приказ екрана 12. Доступне опције кроз дугме Actions за документе у радној верзији (статус Draft)
Поред наведених радњи, документ можете преузети у PDF или Word формату, тек када је у потпуности попуњен и налази се у статусу „fully encoded”.
Приказ екрана 13. Доступне опције кроз дугме Actions за завршени документ (у статусу Fully encoded)
